¿CÓMO ELABORAR PRESUPUESTOS CORRECTAMENTE?

Los gerentes no cuentan con recursos ilimitados para hacer su trabajo. En general trabajan con un presupuesto, que es un plan numérico para asignar recursos a actividades específicas.Como herramienta de planeación, el presupuesto indica que actividades son importantes y cuántos recursos deben asignarse a cada una. Pero los presupuestos no son únicamente para planear, sino también sirven para controlar. Como herramientas de control, ofrecen a los gerentes herramientas cuantitativas para medir y comparar el aprovechamiento de los recursos. Al resaltar anomalías entre el consumo fijado y el real, los gerentes se valen del presupuesto para controlar.

"Expresión cuantitativa de un plan de acción propuesto por la gerencia para un periodo específico, sirve como un proyecto a seguir en un futuro."

1. DETERMINE QUÉ ACTIVIDADES VA A EMPRENDER DURANTE EL SIGUIENTE PERIODO: Las actividades de trabajo de una organización son resultado de las metas fijadas. Su poder sobre que actividades emprenderá su unidad durante cierto periodo dependerá del control que ejerza normalmente sobre el trabajo que hay que hacer para alcanzar las metas. Además, el control que tenga depende también de su nivel gerencial en la organización.

2. DECIDA QUÉ RECURSOS SERÁN NECESARIOS PARA CUMPLIR CON LAS ACTIVIDADES LABORALES: Hay varias clases de presupuestos para asignar los recursos. Los mas comunes se ocupan de los recursos monetarios, pero también hay presupuestos de:

- Tiempo.

- Espacio.

- Materiales.

- Recursos Humanos.

- Utilización de capacidad o unidades de producción.

3. REÚNA INFORMACIÓN SOBRE LOS COSTOS: Debe conseguir estimaciones precisas de los costos de los recursos que necesita.Los presupuestos antiguos pueden ser de ayuda, pero hable también con su jefe, compañeros y colaboradores principales, así como otros contactos que tenga dentro y fuera de su organización.

4. CUANDO SEPA CON QUE RECURSOS CUENTA, ASÍGNELOS CONFORME SE REQUIERA PARA CUMPLIR SUS ACTIVIDADES DE TRABAJO: En muchas organizaciones los gerentes reciben partidas presupuestales mensuales, trimestrales o anuales para trabajar. En el presupuesto se detalla qué recursos estarán disponibles durante el periodo. Como gerente, usted tiene que que distribuir esos recursos de manera eficiente y eficaz para cumplir con las metas de su unidad.

5. ES PRUDENTE REVISAR EL PRESUPUESTO EN FORMA PERIÓDICA: No espere hasta el final del periodo para vigilar si se excedio o no del presupuesto.

6. TOME MEDIDAS SI DESCUBRE QUE SE SALIÓ DE SU PRESUPUESTO: Recuerde que un presupuesto sirve también como herramienta de control. Si los recursos se consumen más rápidamente de lo que indica el presupuesto, tendrá que averiguar por qué y tomar las medidas correctivas.

7. APROVECHE SUS EXPERIENCIAS COMO GUÍA AL ELABORAR EL PRESUPUESTO DEL PERIODO SIGUIENTE: Cada periodo presupuestado es diferente, pero es posible aprovechar las experiencias para detectar tendencias y posibles problemas. Este conocimiento le permitirá prepararse para cualquier circunstancia que surja.

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